私はこれまでいろんな記事を通じて、TODOリストの紹介をしてきました。

私のブログに来る形の多くは todoist や taskchute 、あるいはnozbe をゆるく使うためのコツを探しに来てくれています。

すみません。今は上記のいずれも使っていません。

TODOリストの落とし穴

これは、以前「今年の目標」に関する記事でお話したのですが、人は長期的な目標にできないことを託しがちです。これが「やりたいこと」に直結していればいいのですが、あまり詰まっていない、「なんとなく」の目標をたてると翌年「あちゃー」となるわけです。

同じことがTODOリストに対しても言えます。私は、よほど意識が高くない限り、以下のようなタスクを「いつかやる」に放り込みます。

  • やりたくない、めんどくさいけど「やったほうがいい」タスク
  • ジョギングや、エクササイズなどの新しい習慣について「調べる」タスク
  • その場の思いつき(何故やりたいかはっきりしていない)

私はこれを「TODOリストの落とし穴」だと思っています。とりあえず登録しておけばやった気になって、文字通り「落とし穴」の中で日の目を見ることなく、腐っていくのです。

落とし穴に落ちたタスクは消えない

TODOリストの落とし穴にはまったタスクはどうなるのでしょうか。実は落とし穴にハマったタスクは「寄生虫」のように、あなたの日常の業務効率を大きく落とします。

先述の落とし穴にハマったタスクを言い換えると、「やることにはしてるけど、ずっとやってない」タスクです。

これらのタスクの弊害として一番わかりやすいのは、みなさんも経験があると思いますが「そういえばあれどうなったんだっけ」という瞬間にあります。

かつてやろうと思っていたけど、ずっとやっていないタスクは、ふとした瞬間に思い出されます。これはつまり、あなたの脳の一部に巣を作って、ずっと居座っていることを意味しています。

さらに、思い出した後、おそらく多くの人は、もう一度何か調べたり、次にやることを書いたりします。しかし大抵の場合、そこから更に動き出すのは次に「ふと思い出した」ときです。

しかも、この行動は同じ場所をループします。つまり、何度も「ふと思い出し」少し時間をかけて同じことをやって、少し良くなった気がして終わるという繰り返しを引き起こしてしまいます。

少しグロテスクなたとえですが、このことは、寄生虫があなたの脳に巣作り、あなたを操作してるのとそう変わりがありません。

本当に興味のあることは「やる」の法則

TODOにかいていなかったとしても、本当に興味のあることはやります。

TODOリストをやってる方でも、実際リストに書いてることとは違う行動をとったことがある方や、朝辛いとわかってても夜更かししてなにかをやったりしたこと、少し怒られるかもしれないけど予定をはみ出して行動したことはあるのではないでしょうか。

ホリエモンこと堀江貴文さんには、いろいろな意見があると思いますが、私のような多くの日本人よりは生産性が高いのは紛れもない事実です。彼は、日頃の挙動や言動からもわかりますが、興味のあることとないことで対応が全然違います。彼の著書の「他動力」を読んでいると、彼はやるべきことはしっかりやりますが、無駄なこと、不要なこと、やりたくないことは徹底的に排除しています。

上述の「落とし穴タスク」は、彼が排除している「やりたくないこと」「無駄なこと」の一部にほかなりません。

しかも、「面倒な家事」や「無駄な会議」と比べて、「落とし穴タスク」は、一定の正当性を持っている分、気づきにくく、排除が難しいです。

本当に興味のあることは遅かれ早かれ(TODOリストが仮になかったとしても)絶対にやります。そして、無駄を排除し、そのスピードを速くすると生産性が上がることは間違いありません。

それでは、どのようにすれば「落とし穴タスク」を排除できるのでしょうか。

諦めを強制させるタスク管理

ここまでで、これまでのタスク管理では、やることにしてるけど塩漬けになっている「落とし穴タスク」が存在すること、そして落とし穴タスクが、貴女の脳内に寄生し、定期的にあなたを操作すること、TODOリストがなくても興味のあることはやる法則があることをご説明しました。

それでは、どうすれば「落とし穴タスク」を効率よく排除できるでしょうか。

これは、なんとなく「これやりたいな」と思ったときに、不必要だったり無駄なタスクは、すばやく「やらない」という判断をできるようにしておくことです。

このための仕組みとしておすすめなのが、具体的な時間を決めてしまうことです。繰り返しですが、このために○時から○時まで、○分間割く。と決めてしまうことです。

こうすることで、やるかどうかの判断は、「時間をとるか、とらないか」の判断になります。最悪「やるかどうか決める」時間を自分に課すことになるのです。

私の今のタスク管理は「Googleカレンダー」飲みに絞っています。

やると決めたら時間をとって入れます。やらないものはその場できっぱり諦めます。そして、作業中などで判断できないときは「リマインダー」に入れています。

この「リマインダー」は、ある特定の日付や時刻にリマインドしてくる機能で、カレンダーと違って完了するまで消えません。

ほうっておくと、翌日の「終日」タスクとして残っていきます。この機能については、また詳しく記事を書きたいと思います。

結果、高機能なtodoリストをやめたことで、「いつかやる」タスクを排除することに成功しました。

変わったこと

GTDやtaskchuteなどの高機能なtodo管理をやめて、Googleカレンダーの予定とリマインダーに絞り込む生活に変えて2週間ぐらいが経過しました。

いい面も悪い面もあるかと思いますが、今の所概ね前向きにとらえています。いくつか紹介したいと思います。

毎日が充実する

言い換えると無駄な時間が減ります。

厳選されたタスクしかないので、「やっるかやらないか」で迷うことがなくなります。(いや、疲れてたりしたら迷います。強がりました。すみません)

また、無駄話が減ります。相談などはできるだけチャットで非同期ですませる。一緒に作業をしたり、対面で話す場合は、基本的にアポイントメントをとってから話すようになります。(自分も話すための時間を割くため)

また、仕組み上落とし穴にはまったタスクが発生しない(もしくはすぐに見つかる)ことがわかっているので、気になったことをタスクに追加することに抵抗がなくなります。

こうすると、意識的に休み時間を作らに限りはずっとなにかやってることになり、体感的な生産性はかなり上がりました。

長期目線のタスク管理について

反面、長期目線からのタスク管理について、例えば資格取得を目指すようなタスクは再考の余地があります。

ただ、ここは「今やりたい」という思いを大切にするか、目標をたてたときの思いを重視するかの葛藤がありますね。そこは追々改善していきたいところです。

一応、おすすめされた本などは、「備忘録」としてEvernoteにかいています。

とはいっても長期的な課題をたててうまくやったことなんて、入試ぐらいしかない。。。

まとめ

  • TODOリストの「いつかやる」はやらない
  • 本当にやりたいことはTODOリストになくてもやる
  • 高機能なTODOリストは必要なくて、カレンダー管理で十分。

 

といった感じですかね。それではまた後日!

 

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